話題の「GTD」で頭も心もスッキリさせよう : モバイルTPO検索術　第2回

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仕事を入力し、文脈で整理する

　さて、こうして書き出した仕事を、今度こそRemember The Milkに入力していく。例えば、「A社の取材記事執筆」という仕事があったとしよう。この仕事をぽんと「Work」というリストに入れてしまうのは、よいやり方とはいえない。なぜなら、この仕事はもっと細かなたくさんの仕事から成り立っている（GTDでいう）「プロジェクト」だからだ。

　そこで、「A社の取材記事執筆」というリストを新しく作ってしまおう（最初Inboxに入力しなかったのは、リストにしたほうがよい仕事が出てくるため）。Remember The Milkでは、「Settings」→「Lists」から好きなだけリストを作れる（画面3）。「Tasks」に戻ると「A社の取材記事執筆」というリストが出来ているはずだ（画面4）。ここで「Add Task」をクリックして、具体的な仕事をどんどん入力していけばいい。

【画面3】「Settings」→「Lists」では自由にリストを追加／編集／削除できる。当面必要がない、あるいはすべての仕事が完了したリストがあったら「Archive」ボタンを押して「Tasks」に表示しないようにしておこう

【画面4】「Tasks」に戻ると、先ほど作ったリストが表示されている。ここに具体的な仕事を入力していく

　具体的な仕事とは、
・A社の業界についての本を買う
・企画打ち合わせ
・A社の広報に連絡を取る
・取材を行う
・テープ起こし
・原稿執筆
といった内容になるかもしれない。変更は後から自由にできるので、とにかく思いつく仕事をできるだけ具体的に入れていくことが重要だ。

　期日が決まっている仕事や予定は、「Due」（期日）に日時を入力する。「タグ」も上手に活用しよう。タグというのはラベルのようなもので、自分の好きなように付けられる。GTDを実践するなら、「文脈」をタグとして付けておくといい（画面5）。例えば、パソコンがないとできない仕事なら「パソコン」、交通機関で移動中にできることなら「移動中」、他人に連絡する必要があるなら「要連絡」、逆に連絡を待つなら「連絡待ち」という具合だ。筆者はこのほか、日時の決まっている予定には「予定」タグを付けるなどしている。また、半角のスペースや空白で区切ることで、複数のタグを付けることも可能だ。自分に最適なタグの付け方は、試行錯誤して見つけよう。

【画面5】Remember The Milkはキーボード・ショートカットも豊富に用意されており、「t」キーで仕事を追加できる。各仕事には期日のほか、所要時間（Time estimate）やタグ（Tags）も設定できる

　ちなみに、Remember The MilkのリストはGoogle Calendarと連携できるが、誰でもアクセスできるように公開されている必要があるため、個人的な仕事管理には向かない（2006年6月現在）。日時の決まった予定は、紙の手帳なりPIMソフトなりに書き出しておくのがよいだろう。

　1つの行動から成る単純な仕事なら、「_雑用」といった整理用リストを作ってまとめて放り込んでおく。Remember The Milkではアルファベット順にリストが並べられるので、プロジェクト用リストと区別できるよう、筆者は整理用リスト名の先頭に「_」を付けている。行動する必要がないが後から参照するかもしれない情報なら「_資料」に、いつかやろうと考えていることなら「_いつか」に入れておく。

タグや所要時間を基に適切なタイミングで仕事をこなす

　仕事にタグを付けておくと、同じタグの仕事をまとめて表示できる。つまり、GTDでいう文脈による行動の分類が自動的に行われるわけだ。これを行うには、画面右上の検索欄で「tag:タグ名」と打ち込むか、「Show search options」をクリックして、「Tagged with」に該当タグを入力すればいい。検索結果は「スマート・リスト」として保存できる（画面6）。音楽プレーヤー・ソフトとしてアップルのiTunesを使っている人なら、スマート・プレイ・リストのようなものといえばおわかりいだだけるだろうか。

【画面6】「要確認」というタグを持つ仕事を検索し、その結果を「確認すること」というスマート・リストに保存する。新しく「要確認」タグを持つ仕事が入力されたら、自動的に「確認すること」リストに追加されていく

　さらに、Remember The Milkでは仕事ごとに所要時間（Time estimate）を入力できる。高度な検索オプションと組み合わせれば、「外出中、20分ほど時間が空いた時にできる仕事」を絞り込むこともできるわけだ。

　こうして仕事を分類できたら、文脈で整理された「スマート・リスト」でやるべきことを確認、「リスト」でプロジェクトの進捗状況を確認しながら、個々の仕事を片づけていく（画面7）。片づいた仕事にはチェック・マークを入れて、「Complete」ボタンを押すか、「c」キーを押す。「Overview」画面で今日、明日にやるべきことや、期限切れの仕事も確認しておこう。

【画面7】リストやスマート・リストを追加した状態。状況別にやるべき仕事が見通せるようになる

　また、「Setting」→「Reminder」で設定しておけば、期日の迫った仕事をメールやインスタント・メッセンジャーで通知してくれる。

　重要なのは、定期的なレビューだ。思いついたことは随時「Inbox」に入力しておき、最低でも週に1回はInboxの整理と、「リスト」の見直しを行う。状況が変化して、「_いつか」リストに入れておいた仕事も実行できる状況になっているかもしれない。あるリスト内の仕事を別のリストに移したいときは、仕事にチェック・マークを入れ、「More action...」というプルダウン・メニューから移動先のリストを選ぶ。

　Remember The Milkは、携帯電話との相性もよい。各ユーザーごとに投稿用のメール・アドレスが用意されており（「Settings」→「Info」を参照）、このアドレスに送られた内容はInboxに入る仕組みだ。何か思いついたらすぐ携帯電話のメールからInboxへ投稿し、パソコンの前に座ったらInboxを整理する習慣をつけておくとよいだろう。

　また、携帯電話用の管理ページも用意されている。auの携帯電話(W41CA)で試したところ、EZサービス、PCサイト・ビューアの双方から快適に利用できた（画面8）。

　Remember The Milkには、ここまで述べたほかにも、他人と仕事リストを共有したり、仕事の依頼を行える機能が備わっている。こうした機能と、GTDの考え方をうまく利用できれば、ビジネスだけでなくプライベートでも充実した時間を過ごせるようになるだろう。

【画面8】携帯電話用の画面。期限が迫っている仕事の確認のほか、タグごとの表示、仕事の追加も行える